Huishoudelijk Reglement
Artikel 1 (Algemeen)
1. Het huishoudelijk reglement wordt vastgesteld, aangevuld en/of gewijzigd door de algemene vergadering.
Besluiten daartoe behoeven een volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen.
2. In gevallen waarin interpretatie van de statuten of het huishoudelijk reglement noodzakelijk is en alle
gevallen waarin de statuten of het huishoudelijk reglement niet voorzien berust de beslissing, behoudens
de verantwoording aan de algemene vergadering, bij het bestuur.
Artikel 2
1. De vereniging kent leden en aspirant-leden. Leden en aspirant-leden kunnen zijn natuurlijke personen en
rechtspersonen die als zodanig door het bestuur zijn toegelaten. Leden hebben voor de duur van hun
lidmaatschap een volkstuin in gebruik gekregen.
2. De aanvraag voor het aspirant-lidmaatschap dient schriftelijk bij de secretaris van de vereniging te
geschieden.
3. Toegelaten aspirant-leden worden in volgorde van inschrijving op de wachtlijst voor de vrij gekomen
tuinen opgeroepen.
4. Het bestuur kan in bijzondere gevallen afwijken van de volgorde der wachtlijst. Het bestuur is voor deze
wijziging verantwoording verschuldigd aan de algemene vergadering.
5. Aspirant-leden betalen geen contributie, hebben geen stemrecht en hebben geen plichten t.o.v. de
vereniging.
6. Het aspirant-lid dat een volkstuin heeft toegewezen gekregen, betaalt aan de vereniging de reglementair
en door besluiten van de algemene vergadering vastgestelde bijdragen.
Artikel 3
1. Ieder lid heeft de vrije beschikking over de hem in gebruik gegeven tuin, doch is verplicht zijn tuin van de
aanvang af in goede toestand te brengen en te houden.
2. Leden worden geacht de op de aan hen toegewezen tuin aanwezige opstallen en beplantingen in eigendom
te bezitten. Deze strekken tot onderpand van de uit het lidmaatschap voortvloeiende financiële
verplichtingen.
3. De overname of het in gebruik afstaan van tuinen of opstallen geschiedt uitsluitend door tussenkomst van
het bestuur. Andere overdrachten worden niet erkend.
4. Ieder lid wordt geacht de statuten en reglementen alsmede de overige vastgestelde en behoorlijk bekend
gemaakte regels van de “VTV Friese Gracht” te kennen en deze stipt op te volgen.
5. De leden zijn verplicht deel te nemen aan de algemene werkzaamheden ten behoeve van de vereniging.
6. Het lidmaatschap wordt aangegaan voor de duur van een jaar, lopende van 1 januari tot en met 31
december, en is behoudens opzegging van jaar tot jaar doorlopend.
7. De leden kunnen zich volgens daarvoor geldende regels laten kiezen in het bestuur of in een der
commissies.
8. Ieder lid wordt geacht zijn tuin zelf te bewerken, behoudens uitzonderingen ter beoordeling van het
Bestuur.
9. De jaarlijkse bijdrage voor pacht van een perceel, de contributie en het inschrijfgeld (inschrijfgeld
eenmalig) dienen vóór 1 december van het daaraan voorafgaande verenigingsjaar op de girorekening
van de vereniging te zijn bijgeschreven.
De leden ontvangen ± 8 weken voor het verstrijken van het verenigingsjaar een schriftelijke kennisgeving
van het te betalen bedrag. Is na de bovengenoemde termijn geen reactie ontvangen bij het bestuur dan kan
het perceel aan een ander verhuurd worden. Er wordt dan vanuit gegaan dat er voor het pachten van het
perceel geen interesse meer is.
10. Eigendommen van de vereniging dienen op eerste aanvraag van het bestuur te worden ingeleverd.
Artikel 4
1. Het lidmaatschap eindigt ingevolge het gestelde in artikel 7 van de statuten.
2. Ontzetting, ingevolge artikel 7 lid 1d van de statuten , kan worden uitgesproken door het bestuur
indien het lid:
a. niet binnen de gestelde termijn na schriftelijke ingebrekestelling aan zijn verplichtingen voldoet
b. bij herhaling ingevolge statuten, reglementen of besluiten van de vereniging in gebreke gesteld
moet worden
c. zich schuldig maakt aan wangedrag, waaronder mede is te verstaan elke gedraging of handeling die
de goede gang van zaken en het vriendschappelijk verkeer tussen de leden onderling verstoort of het
aanzien van de vereniging schaadt.
3. Lid 2 van dit artikel zal niet worden toegepast alvorens het betrokken lid tenminste tweemaal schriftelijk
is gewaarschuwd en hij niet binnen 14 dagen na dagtekening van de laatste waarschuwing daaraan gevolg
heeft gegeven. De tweede waarschuwing wordt hem aangetekend verzonden.
4. Indien de ledenvergadering ingevolge artikel 7 lid 7 van de statuten besluit tot verwerping van de
ontzetting, dan wordt hierdoor tevens de schorsing opgeheven en het desbetreffende lid in zijn rechten
hersteld.
5. Handhaaft de ledenvergadering het besluit tot ontzetting, dan brengt het bestuur dit besluit uiterlijk tien
dagen na datum van de vergadering per aangetekend schrijven ter kennis van betrokkene.
6. Bij beëindiging van het lidmaatschap, om welke reden dan ook, moet uiterlijk binnen 14 dagen alles van de
tuin verwijderd zijn tenzij er in overleg met het bestuur en/of de nieuwe gebruiker een regeling getroffen is.
7. Niet verwijderde zaken worden na het verstrijken van die termijn voor rekening en risico van de eigenaar
verwijderd en opgeslagen.
8. Opzegging van het lidmaatschap kan jaarlijks geschieden vóór 1 december. Indien opzegging niet voor die
datum geschiedt, blijven huur en contributie voor het volgend jaar verschuldigd.
9. Bij overlijden van een lid kan een der naaste erven in aanmerking komen voor het gebruik van de tuin.
10. Bij beëindiging van het lidmaatschap vindt geen terugbetaling van contributie plaats. Terugbetaling
van tuinhuur en overige vooruitbetaalde kosten kan plaatsvinden vanaf de datum van verrekening met
het komende lid.
Artikel 5
1. Het bestuur is belast met de uitvoering van het beleid. Het voert het beheer over alle eigendommen van
de vereniging en draagt zorg voor de instandhouding en het onderhoud ervan. Het bestuur stelt regels
vast ten aanzien van de uitvoerende taken die zijn toegewezen aan de diverse commissies en ziet toe op
een juiste uitvoering van die taken.
Het bestuur is voor het gevoerde beleid en beheer en voor de door de commissies uitgevoerde taken
verantwoording verschuldigd aan de ledenvergadering.
2. De voorzitter is woordvoerder namens de vereniging en representeert deze naar buiten. Hij/zij geeft
leiding aan het bestuurswerk en leidt de bestuurs- en ledenvergaderingen.
3. De secretaris is belast met:
– de correspondentie van de vereniging en houdt daarvan afschrift. Van alle in- en uitgaande stukken
geeft hij/zij kennis aan het bestuur in de vergadering
– het bijhouden van de ledenadministratie
– het uitbrengen van een verslag op de algemene vergaderingen over het afgelopen jaar met betrekking
tot mutaties in het ledenbestand en het gevoerde beleid.
4. De penningmeester is belast met:
– het innen van de in artikel 9 van de statuten genoemde gelden en het verrichten van betalingen
– het beheren van de gelden en het voeren van de administratie hieraan verbonden
– het uitbrengen van een verslag op de algemene ledenvergadering over het gevoerde beleid van het
afgelopen jaar zoals genoemd in artikel 14 lid 3 van de statuten
– het opstellen van een begroting voor het nieuwe verenigingsjaar.
5. Een voordracht van kandidaten voor een bestuursfunctie, zoals bedoeld in artikel 11 lid 3a van de statuten,
dient vergezeld te gaan van een bevestiging van instemming van deze kandidaten.
6. Kosten door bestuursleden t.b.v. de vergaderingen gemaakt, kunnen worden gedeclareerd bij de penning-
meester volgens richtlijnen opgesteld door de algemene ledenvergadering.
Artikel 6
1. Naast de algemene ledenvergadering, eventueel aangevraagd door de leden, kent de vereniging:
– bestuursvergaderingen
– commissievergaderingen.
2. De jaarlijkse algemene ledenvergadering wordt gehouden in het eerste halfjaar en bij voorkeur in de
maand april.
3. De agenda voor de vergadering dient minstens 14 dagen voor de vergadering bekend te zijn.
4. Voorstellen voor deze vergadering moeten vóór 15 maart bij de secretaris zijn ingediend.
De ingediende voorstellen worden, eventueel voorzien van een advies van het bestuur, op de agenda
opgenomen.
5. Tijdens ledenvergaderingen worden bij schriftelijke stemmingen drie leden buiten het bestuur aangewezen
voor het openen, lezen en tellen van de stembriefjes. De uitslag wordt door de voorzitter aan de vergadering
bekend gemaakt.
6. Van onwaarde zijn stembriefjes die
– blanco zijn
– onleesbaar zijn
– niet voldoen aan het doel waarvoor ze zijn uitgereikt.
7. Indien een lid tijdens een stemming tevens wil stemmen namens een ander lid, dient de schriftelijke
machtiging daartoe voor de vergadering aan de voorzitter te zijn overhandigd. Maximaal twee
machtigingen per lid zijn toegestaan.
8. Bestuurs- of commissievergaderingen worden gehouden op voorstel van de voorzitter of van twee leden
van het bestuur of van de commissie.
Besluiten worden genomen met een meerderheid van tenminste twee derde van de uitgebrachte stemmen.
9. De voorzitter geeft op vergaderingen het woord en ontneemt dit indien dit buiten de goede orde gaat.
Hij/zij heeft het recht debatten te sluiten indien hij/zij van mening is dat de vergadering voldoende is
ingelicht.
Hij is gerechtigd eenieder die de orde verstoort het verder bijwonen van de vergadering te ontzeggen.
Hij/zij kan een vergadering schorsen en/of deze, na overleg met bestuursleden, verdagen.
Artikel 7
1. Voor een goede bewindvoering wordt een tuinreglement vastgesteld.
2. Ter uitvoering van onder meer artikel 7 lid 1 van het Huishoudelijk Reglement kunnen commissies
worden gekozen en/of benoemd.
3. Elke commissie bestaat uit tenminste twee en ten hoogste zeven leden.
4. Taak- en/of functieomschrijving van een commissie wordt op een algemene ledenvergadering vastgesteld.
Artikel 8
1. Het bestuur is gerechtigd tot het opleggen van boetes en/of het bepalen van een termijn waarbinnen
nagelaten onderhouds- en/of algemene werkzaamheden alsnog dienen te gebeuren, indien een lid:
– zonder opgaaf van redenen de hem opgedragen algemene werkzaamheden niet of niet naar behoren
uitvoert
– de tuin niet naar behoren onderhoudt
– zich niet houdt aan bepalingen van statuten en/of reglementen.
2. Het bestuur, de bestuursleden en de commissieleden zijn in de uitoefening van hun functie niet
aansprakelijk voor:
– schade aan eigendommen van leden of hun bezoekers
– ongevallen of letsels van welke aard ook
– diefstal, beschadiging of verlies op enige wijze.